Aunque no es un concepto nuevo, en los últimos tiempos vuelve a hablarse de la factura electrónica en nuestro país. Hoy en el blog de Andrés Jiménez explicamos los principales conceptos a tener en cuenta.

Qué es la factura electrónica

La factura electrónica, en pocas palabras, es una alternativa digital a la factura tradicional en papel.

En concreto, es un documento que se emite y recibe en formato electrónico, cumpliendo con los requisitos legales establecidos. La normativa española, en particular el Real Decreto 1619/2012, regula tanto las facturas en papel como las facturas electrónicas.

Una factura electrónica tiene los mismos efectos legales que una factura en papel. Es un comprobante de la entrega de bienes o la prestación de servicios y su expedición está sujeta al consentimiento del destinatario.

En términos de su contenido y requisitos legales, todas las facturas, ya sean electrónicas o en papel, deben garantizar la legibilidad, la autenticidad y la integridad. Así, en el caso de las de formato electrónico, la legibilidad es proporcionada por el programa informático que las crea o recibe. La autenticidad y la integridad se pueden garantizar mediante firma electrónica avanzada, intercambio electrónico de datos (EDI) u otros medios validados por la Agencia Estatal de Administración Tributaria.

Tipos de factura electrónica

Es importante destacar dos tipos fundamentales de factura electrónica: una con formato estructurado y otra con formato no estructurado.

Las facturas en formato estructurado las generan y procesan automáticamente sistemas informáticos. Por su parte, las facturas en formato no estructurado son imágenes que requieren intervención manual para su procesamiento.

Ventajas de su uso

Las ventajas de la factura electrónica son numerosas.

Entre otras, agiliza los procesos de tramitación, reduce errores humanos, elimina costos de impresión y envío postal, facilita el acceso a las facturas almacenadas y ahorra espacio de almacenamiento físico. También mejora el servicio al cliente, contribuye al cuidado del medio ambiente, ayuda en la lucha contra el fraude y moderniza la gestión empresarial.

No obstante, para aprovechar plenamente estos beneficios, es necesario superar desafíos importantes, como la adopción por parte de las pequeñas y medianas empresas (PYME), la aceptación por parte de los ciudadanos, la implementación en las administraciones públicas y la interoperabilidad de los sistemas de facturación electrónica.