Contratar al primer trabajador: trámites y costes
Hay un momento en el que llevar un negocio tú solo empieza a resultar complicado. Los pedidos aumentan, faltan horas y algunas tareas se acumulan. Es entonces cuando surge una pregunta importante: ¿ha llegado el momento de contratar al primer trabajador?
Dar ese paso puede ayudar a que el negocio crezca, pero también supone asumir nuevas responsabilidades. En Andrés Jiménez ayudamos a autónomos y pequeñas empresas a organizar sus contrataciones, desde los primeros cálculos hasta las nóminas y los trámites con la Seguridad Social.
¿Cuándo merece la pena incorporar a un empleado?
Tener mucho trabajo durante unas semanas no significa necesariamente que debas ampliar plantilla. Antes de tomar la decisión, conviene comprobar si la demanda se mantiene y si contar con otra persona permitiría mejorar el servicio o asumir nuevos encargos.
También hay que mirar las cuentas. ¿Puede el negocio pagar ese salario durante los meses de menor actividad? ¿Qué tareas vas a delegar? ¿Cuántas horas necesitas realmente?
Una contratación bien planificada empieza mucho antes de firmar el contrato. Revisar estas cuestiones ayuda a elegir la jornada adecuada y evita comprometer gastos que después resulten difíciles de sostener.
Cuánto cuesta realmente contratar a un trabajador
Uno de los errores más frecuentes consiste en calcular únicamente el salario bruto. Sin embargo, el coste empresarial incluye otros conceptos que deben figurar en la previsión económica.
Para preparar un presupuesto realista, conviene considerar:
- Salario bruto: debe respetar el convenio colectivo aplicable y los mínimos legales.
- Cotizaciones empresariales: varían según las bases, el contrato, la actividad y los tipos vigentes.
- Pagas extraordinarias: deben contemplarse en el coste anual, estén o no prorrateadas.
- Equipamiento y formación: pueden incluir herramientas, vestuario, programas informáticos o aprendizaje inicial.
- Prevención de riesgos laborales: requiere organizar las medidas preventivas correspondientes al puesto.
- Gestión administrativa: comprende contratos, nóminas, cotizaciones y demás obligaciones periódicas.
No existe un porcentaje adicional que sirva para todas las empresas. El cálculo debe hacerse con las condiciones concretas del puesto y las cotizaciones que correspondan.
Primeros trámites ante la Seguridad Social
Inscripción del empresario y Código de Cuenta de Cotización
Si nunca has tenido empleados, uno de los primeros pasos es inscribirte como empresario ante la Tesorería General de la Seguridad Social.
Este trámite permite obtener el Código de Cuenta de Cotización (CCC), necesario para identificar a la empresa en sus obligaciones de cotización.
El proceso puede gestionarse con apoyo profesional. En nuestra página de gestiones de Seguridad Social puedes conocer los servicios que prestamos a empresas y autónomos.
Alta del trabajador antes de incorporarse
El empleado debe estar dado de alta en la Seguridad Social antes de comenzar a trabajar. Este paso no puede dejarse para después de su primer día.
Para tramitarlo necesitaremos, entre otros datos, su identificación, número de afiliación, fecha de incorporación y condiciones laborales.
La Administración General del Estado explica los requisitos y plazos oficiales para el alta de empleados.
Cómo elegir el contrato de trabajo adecuado
La modalidad contractual depende de lo que necesita realmente el negocio. No es lo mismo incorporar a alguien para un puesto permanente que cubrir una sustitución o atender una actividad estacional.
El contrato indefinido es la referencia general. La contratación temporal exige una causa legal que la justifique, mientras que el fijo discontinuo responde a determinadas necesidades intermitentes o estacionales.
Además, es necesario establecer correctamente la jornada, el salario, las funciones y las condiciones previstas en el convenio colectivo.
Elegir un contrato únicamente porque parece más barato puede terminar saliendo caro. Lo importante es que la modalidad responda a la situación real de la empresa.
Qué documentación necesitas preparar
Para contratar al primer trabajador sin retrasos, conviene reunir la información antes de fijar la fecha de incorporación.
La documentación habitual comprende:
- DNI, NIE u otro documento de identificación válido.
- Número de afiliación a la Seguridad Social.
- Datos personales necesarios para formalizar el contrato.
- Información bancaria para el abono de la nómina.
- Modelo 145, cuando proceda, para comunicar los datos necesarios para las retenciones.
- Titulaciones o habilitaciones exigidas para determinados puestos.
- Condiciones de jornada, categoría profesional y retribución.
Si vas a contratar a una persona extranjera, también habrá que comprobar que su situación administrativa le permite trabajar en España.
Una vez formalizado el contrato, su contenido debe comunicarse al servicio público de empleo en el plazo legal correspondiente.
Las obligaciones no terminan con la firma
Después de la incorporación comienza una gestión que se repetirá cada mes. La empresa debe elaborar las nóminas, ingresar las cotizaciones, practicar las retenciones correspondientes y atender las obligaciones laborales de su actividad.
También deberá organizar el registro horario cuando corresponda, respetar los descansos y permisos, y aplicar las medidas de prevención de riesgos laborales.
La primera contratación convierte una tarea puntual en una responsabilidad continuada. Por eso resulta útil contar desde el principio con procedimientos claros y documentación ordenada.
Errores habituales que conviene evitar
Muchos problemas no aparecen durante la selección del candidato, sino cuando ya ha empezado a trabajar.
Entre los descuidos más frecuentes encontramos:
- Fijar el salario sin consultar el convenio colectivo.
- Calcular el coste empresarial tomando solo el sueldo bruto.
- Elegir un contrato temporal sin una causa válida.
- Comunicar el alta después de la incorporación.
- No preparar las obligaciones preventivas del puesto.
- Olvidar los plazos de comunicación y cotización.
Para evitarlos, recomendamos revisar la situación del negocio antes de cerrar las condiciones laborales. Así es más sencillo resolver dudas mientras todavía hay margen para hacer ajustes.
Tu primera contratación, con asesoramiento laboral
Decidir contratar al primer trabajador debería ser una oportunidad para crecer, no una fuente constante de preocupaciones administrativas.
En Andrés Jiménez ofrecemos asesoramiento laboral a autónomos y empresas. Podemos ayudarte a valorar los costes, revisar la modalidad contractual, gestionar las altas y organizar las nóminas y cotizaciones posteriores.
Si estás preparando tu primera contratación, contacta con nuestro equipo. Estudiaremos las necesidades de tu negocio para que puedas incorporar personal con una planificación adecuada.
