Con el reglamento ya aprobado, la factura electrónica B2B entra en una nueva etapa para empresas, pymes y autónomos. El Real Decreto 238/2026 concreta cómo deberá funcionar el intercambio electrónico de facturas entre empresarios y profesionales y despeja muchas de las dudas que existían desde la aprobación de la Ley Crea y Crece.

El cambio va bastante más allá de sustituir el papel por un archivo digital. Afectará a la forma de emitir y recibir facturas, a los programas utilizados y también al seguimiento de determinados estados y pagos.

Factura electrónica B2B: qué regula realmente el Real Decreto 238/2026

El nuevo reglamento desarrolla el sistema obligatorio de facturación electrónica entre empresarios y profesionales establecidos en España.

Cuando una operación quede incluida dentro de esta obligación, no bastará con generar un PDF y enviarlo por correo electrónico. La factura deberá utilizar un formato electrónico estructurado que permita el tratamiento automatizado de su información.

La normativa contempla formatos como Facturae, UBL, CII y EDIFACT, dentro del marco técnico establecido.

El sistema combinará además una solución pública de facturación electrónica con plataformas privadas que cumplan los requisitos previstos.

La finalidad es crear un sistema interoperable que permita intercambiar las facturas sin obligar a todas las empresas a utilizar exactamente la misma plataforma.

A quién afectará la nueva obligación

La regulación se centra en operaciones comerciales entre empresarios y profesionales.

Es decir, no debemos confundir la facturación B2B con las ventas realizadas directamente a consumidores particulares.

Con carácter general, quedarán dentro del sistema las facturas expedidas entre empresarios o profesionales establecidos en España cuando se documenten operaciones incluidas en el ámbito de la norma.

Las facturas simplificadas quedan fuera de forma general, aunque existen excepciones previstas para determinados supuestos.

Precisamente por eso, antes de adaptar procesos conviene identificar qué operaciones realiza cada empresa y qué parte de su facturación estará realmente afectada.

Cuándo será obligatoria la factura electrónica B2B

Este es probablemente el punto que requiere más cuidado.

El Real Decreto 238/2026 entró en vigor en abril de 2026, pero la obligación efectiva no comenzó en ese momento.

El calendario depende de la entrada en vigor de la orden ministerial que debe desarrollar técnicamente la solución pública de facturación.

A partir de esa fecha se aplicarán dos periodos:

  • 12 meses para empresarios y profesionales cuyo volumen de operaciones hubiera superado los 8 millones de euros durante el año natural anterior.
  • 24 meses para el resto de empresarios y profesionales.

Por tanto, mientras no se publique y entre en vigor esa orden, no es correcto fijar una fecha definitiva de aplicación únicamente sumando meses a la publicación del Real Decreto.

El PDF tendrá un papel transitorio

El reglamento contempla además una medida temporal especialmente interesante para las empresas con más de 8 millones de euros de volumen de operaciones.

Durante los primeros doce meses desde que la obligación les resulte aplicable, deberán acompañar determinadas facturas electrónicas con un documento PDF que garantice su legibilidad para los destinatarios que todavía no estén obligados.

La medida pretende facilitar la convivencia entre empresas que entren en el sistema en momentos diferentes.

Por tanto, el PDF no desaparece automáticamente de un día para otro, aunque deje de constituir por sí mismo la factura electrónica estructurada exigida por el nuevo sistema.

También habrá que informar sobre el estado de las facturas

Otro cambio importante afecta al seguimiento posterior a la emisión.

La normativa contempla información relativa a estados como aceptación, rechazo o pago de las facturas.

El destinatario deberá comunicar determinados estados y, entre ellos, el pago efectivo completo y su fecha. Con carácter general, el plazo previsto es de cuatro días naturales, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales.

Esto convierte la facturación electrónica en algo más que un sistema de envío de documentos. También permitirá disponer de mayor información sobre el ciclo de cobro.

Para las empresas supone revisar cómo se coordinan facturación, contabilidad y seguimiento de clientes y proveedores.

Factura electrónica y VeriFactu no son lo mismo

Esta sigue siendo una de las principales fuentes de confusión.

VeriFactu está relacionado con los requisitos que deben cumplir determinados sistemas informáticos de facturación y con la generación de registros íntegros, trazables e inalterables.

La factura electrónica B2B, en cambio, regula principalmente cómo se emite, transmite y recibe la factura electrónica entre empresarios y profesionales.

Son dos obligaciones distintas, aunque pueden afectar al mismo negocio y al mismo programa de facturación.

Además, el calendario vigente de adaptación de los sistemas informáticos vinculados a VeriFactu establece el 1 de enero de 2027 para los obligados incluidos en el Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto de obligados afectados.

Si quieres profundizar en esta cuestión, puedes consultar nuestro artículo sobre las diferencias entre VeriFactu y factura electrónica obligatoria.

Qué debería revisar ahora una pyme o un autónomo

No es necesario cambiar precipitadamente de programa. Sí resulta conveniente conocer cómo funciona actualmente la facturación del negocio.

Conviene revisar cómo se emiten y reciben las facturas, qué software se utiliza y si el proveedor prevé adaptarlo a los formatos y requisitos del nuevo sistema.

También habrá que valorar cómo se integrará la información de cobros, rechazos y estados de las facturas con los procesos administrativos y contables habituales.

La adaptación no será únicamente tecnológica: también afectará a la organización administrativa y contable.

Por eso es preferible identificar necesidades con antelación en lugar de esperar a que comience el plazo obligatorio.

Preparar la adaptación con criterio

En Andrés Jiménez trabajamos con autónomos y empresas en su gestión fiscal, contable y administrativa.

El nuevo reglamento obliga a coordinar mejor la información de facturación y a comprender qué obligaciones corresponden a cada negocio.

La factura electrónica B2B no exige hoy improvisar cambios, pero sí empezar a conocer el sistema y comprobar qué deberá adaptarse cuando se active el calendario definitivo.

Si necesitas revisar cómo puede afectar a tu actividad, puedes contactar con nuestro equipo para estudiar tu situación concreta.